La falta de definición de los puestos de trabajo o de los roles establecidos en la empresa es un foco de conflictos e ineficacia ".
Las actividades que desarrolla la empresa se traducen en procesos y estos se documentan en procedimientos, instrucciones, hojas de ruta, etc. Estas actividades son ejecutadas por el personal asignado a unas funciones o roles determinados. Estas funciones deben de estar bien definidas, incluyendo las responsabilidades, las relaciones con otros departamentos o funciones y los objetivos e indicadores de cumplimiento.
A partir del análisis de los procesos estableceremos :
- las funciones que intervienen
- las relaciones entre ellas
- los cuellos de botella debidos a las asignaciones ineficientes por altas cargas de trabajo
- las tareas que no están asignadas a ninguna función y que por lo tanto nadie es responsable de ejecutarlas.
Para cada función se establecerá :
- la descripción
- los deberes y responsabilidades
- objetivos e indicadores de desempeño
- las habilidades y conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas actuales
- las habilidades y conocimientos necesarios en previsión a futuras transformaciones en la empresa
- las herramientas que se utilizan y aquellas que pueden suponer una mejora en los procesos
- las tareas asignadas a otras funciones que pueden desarrollar por causas extraordinarias: bajas de personal, aumento de actividades puntuales ...